第一個 Apps Script：把人工統計表改成自動回報

一句話摘要

接手一份從 2022 年開始人工維護的廣告詢問數統計表後，我發現這件事本身不難，但每週整理仍然需要重複操作。於是用 Gemini 協作寫了第一個 Apps Script，讓數據每個工作日自動從 CRM 匯入、整理，並寄出摘要回報，取代原本的人工更新流程。

公司從 2022 年第三季開始，用一張 Google Sheets 追蹤廣告詢問數。

這份表原本由負責廣告的同事建立。因為每次月會都需要統計廣告相關數據，所以他設計了一個固定格式：每個月有兩個分頁，一頁用來手動輸入每天的名單數與地區分布，另一頁則自動帶入前一頁資料，生成圖表供月會使用。

這張表不算複雜，但很穩定地被使用了很長一段時間。隨著人員異動，這份表的維護幾度交接，最後又重新回到團隊需要處理的工作裡。

我當時想，既然只是統計數字，應該不會太難，所以就接手整理。

真正開始處理後，我才發現問題不在難度，而在重複。

原本大家也不是預期每天都要人工更新。因為每次都要打開表格、找到對應日期、輸入名單數、確認地區分布，再檢查格式有沒有跑掉，所以實際維護頻率大多是每週一次。

這樣的做法可以理解，因為人工更新本來就不適合每天做。但也因為如此，資料往往要等到一週整理一次，才會看到完整狀況。如果中間有幾天漏掉或拖延，後續就需要再回頭補資料。

我一開始也試過用 Gemini 對話協助整理資料，但很快就發現，這只是把手動工作換成另一種手動工作。每週問一樣的問題、貼一樣的資料、整理一樣的格式，本質上沒有解決問題。

這種固定重複、規則清楚的事，比起每週集中人工整理，更適合改成自動化。

上過 Python 課之後，我開始對「程式能幫忙處理哪些事情」有了更具體的理解。

我們公司使用 Google Workspace，CRM 資料和統計表都在 Google Sheets 裡。我知道這件事不需要做成大型系統，只要用 Apps Script，把資料抓取、整理、寫入與寄信的流程串起來，就可以解決大部分問題。

於是我用 Gemini 協作，寫了人生第一個 Apps Script。主要功能分成兩個部分。

1. 每個工作日自動匯入資料

設定觸發條件，讓 script 每個工作日固定時間執行，從 CRM 總表抓取最新的廣告詢問數，依照日期與地區寫進統計表。

為了讓匯入邏輯更單純，我也重新調整了原本的表格結構。過去每個月有兩個分頁，一頁手動輸入、一頁自動生成圖表；後來我把它改成單一分頁，減少跨分頁帶資料造成的複雜度，也讓後續維護更簡單。

2. 自動整理摘要並寄信回報

資料匯入後，script 會自動整理當月統計內容，並寄出一封摘要信給我，內容包含：

整個過程花了幾天 debug，主要在處理欄位對應、日期判斷、表格格式與觸發條件。

完成後，這件事從「每週找時間整理一次」，變成「每個工作日自動更新」。

統計表不再需要等到每週人工整理，廣告詢問數可以更穩定地累積。每天早上打開信箱，就能看到整理好的摘要，不需要再手動查表或確認資料是否補齊。

對廣告優化師來說，資料更新頻率也提高了。原本一週才整理一次的數字，現在可以用工作日為單位持續追蹤。

這是我第一次真正把「程式可以做到什麼」變成一個實際運作的工具。

在這之前，我知道自動化有用，也知道 Apps Script 可以處理 Google Sheets 裡的資料。但知道是一回事，真的把一個日常流程改成自動執行，是另一回事。

這個專案讓我更清楚看到：很多讓人覺得麻煩的工作，本身不一定困難，真正的問題是它們太重複、太依賴人記得做，而且每次都在消耗注意力。只要一件事的規則夠固定，就有機會被拆成流程，再轉成工具。

後來我再遇到類似問題時，會更自然地先問：這件事需要人定期手動處理嗎？還是它其實可以自動執行？這個問題，成為我後來做流程優化和內部工具時很重要的起點。

這支 Apps Script 目前仍在運作，每個工作日定時執行，自動匯入資料並寄出摘要信，不需要再由人每週手動維護。